Наименование организации - автора документа. Наименование организации указывается в точном соответствии с указанным в уставе и указывается на бланках типографским способом во время их изготовления. Название вида документа. Название вида документа указывается на бланке печатным или машинописным способом во время изготовления документов или заранее указывается при изготовлении бланков и должна соответствовать компетенции организации и содержания управленческого действия. Исходя из названия вида документа, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов, структура текста и особенности его изложения и степень обязательности выполнения его требований.

Стиль и оформление служебных документов

Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа за исключением писем указывается на бланке. Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5.

Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже. При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится нуль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, составленному на бланке , личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью.

Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ. Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

В 1 прим. На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела наряда , в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами: Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.

Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации фирмы , провести такую предварительную подготовку нетрудно. При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы.

Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов. Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т. Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа. В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов.

Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении. Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе.

Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т. Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое. Если поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, то есть указываются вид документа, наименование организации — автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Устойчивые словосочетания языковые формулы обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем. Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа. Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, то есть содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке регистрация, постановка на контроль, формирование в дела , направлении на исполнение.

Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.

Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов письма, докладные записки, справки рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата. Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания.

Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа. Тексты документов сложных, больших по объему обзоры, отчеты, справки и т. Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов.

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом. Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств. Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются заполняются части текста.

К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования. Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются. Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме.

В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов.

Новый гост для оформления документов

Составление и оформление служебных документов Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке. Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указывают события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т.

5.4. Порядок составления и оформления служебных документов

За годы существования служебной документации у нее выработался свой стиль, подчиняющийся определенным правилам, которые являются составной частью делового этикета. Штампы обеспечивают и необходимый лаконизм, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному. Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений.

Глава 2. Правила оформления реквизитов

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, наименование вида документа, дата документа и т. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2—3 междустрочными интервалами. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются.

Полезное видео:

Составление, оформление и редактирование служебных документов

В ходе своей служебной деятельности командирам подразделений придется иметь дело как составлять и оформлять, так и пользоваться не со всеми вышеуказанными документами, а только с некоторыми из них: приказом, приказанием, указанием, планом, отчётом, докладом, протоколом, актом, заявкой, рапортом, донесением, служебным письмом, справкой, предписанием, командировочным удостоверением, отпускным билетом и другими. Кроме служебных документов, существуют служебные издания, к которым относятся за исключением изданий, предназначенных для открытой продажи : наставления, руководства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные пособия, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность, боевую подготовку воинских частей. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их использованию. Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах.

Книга удалена

В настоящее время — старший преподаватель кафедры документоведения, начальник методического отдела Российского государственного гуманитарного университета. Документ — это деловая информация на бумажном носителе и в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу. Именно поэтому вся официальная документация требует исключительной точности изложения, не допуская иного толкования текста. Актуальные бизнес-вопросы: Чем руководствоваться при составлении и оформлении управленческой документации? Какие сегодня требования предъявляются к бланкам и реквизитам документов? Каковы сроки и порядок оформления управленческих документов?

О сайте Составление и оформление служебных документов Делопроизводственные процессы операции можно условно разделить на две основные части. Это документирование составление и оформление служебных документов и документооборот организация работы с документами прием, регистрация, контроль, отправка, хранение, сдача в архив. Новые компьютерные технологии предоставляют для этого широкие возможности. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. Кузнецовой, изд. ЗАО Бизнес-школа Интел-синтез , , с. Специальные главы посвящены особенностям работы с этими документами. Особое внимание уделено организации совещаний , приёму посетителей, ведению телефонных переговоров , оборудованию рабочих мест. В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними.

Образец телефонограммы Правила оформления служебных писем. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя 3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц в исключительных случаях - до 5 страниц. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем. Бендеру Москва Краснопресненская, 12 7.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением. Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Недопустимо сокращать одно и то же слово словосочетание по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. Речевой этикет в документе Этикет — установленный порядок поведения.

Зарегистрироваться на семинар Круглые столы 19 августа г. Регистрация на круглый стол состоится 14, 15, 16 августа Консультации аудитора Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы. Облагается ли НДС данная услуга? Характер работы - не разъездной. Работник предоставляет подтверждающие расходы документы билеты общественного транспорта, чеки такси. Возможно ли на основании этих документов принимать данные расходы при расчета налога не прибыль?